町内会・PTA・商店会などの役員会・運営委員会は、役員が1年ごとに交代することが多く、 「去年どう進めていたか分からない」まま担当することになりがちです。 この記事では、資料配布から議事録作成までの一連の流れをまとめます。
開催前（当日までにやること）
1. 会議を作り、次第を入れる（5分）
会議名・開催日・場所を入れて作成し、次第（議題・発表者・所要時間）を登録します。 会員登録もメールアドレスの入力も不要です。
2. 会議コードを共有する（3分）
役員にメールやチャットで6桁の会議コードを伝えます。社外の人が混ざる可能性がある場合は、 作成時にPIN（合言葉）を設定すると、コードを知っただけの第三者の参加を防げます。
3. 出欠を集める
各自が会議コードを開いて「出席・欠席・未定」を選び、必要ならコメントを残します。 主催者側は出欠状況が自動で集計されるため、電話やメールでの出欠確認が要りません。
当日の進行
- 次第の通り進行する— 画面に表示された議題を上から順に進めます。
- 決定事項は宿題として残す— 「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを、担当者付きで登録します。
- 会費・活動費が絡む議題は費用機能で管理— 立て替えた金額を入力すれば、出席者の人数で自動的に割り勘計算されます。
- ホワイトボード・配布資料は写真で記録— スマホで撮った写真をその場でアップロードできます。
終了後（引き継ぎのために）
会議終了後、議事録ページを開くと次第・出欠・決定事項（宿題）・費用の精算結果が1枚にまとまっています。 そのまま印刷・PDF化して、欠席者への共有や次年度の役員への引き継ぎ資料として使えます。
次回の役員会から、準備の手間を減らせます。
会議を作る（無料）よくある質問
欠席者の意見はどう扱えばいいですか？
事前に次第を共有し、コメント欄に意見を書いてもらう運用がおすすめです。当日読み上げれば、欠席者の声も記録に残せます。
議事録は誰が作るべきですか？
決まりはありませんが、次第・出欠・決定事項がその場で記録として残る仕組みを使えば、特定の人が議事録作成のために時間を取る必要がなくなります。
会費や活動費の精算も一緒に管理できますか？
できます。立て替えた金額を入力すると、出席者の人数で自動的に割り勘計算され、誰が誰にいくら払うかがそのまま出ます。